Las 7 claves del buen administrador de consorcios
Administrar consorcios, es decir, un edificio, varios, urbanizaciones o comunidades siempre es un desafío. Más allá de velar y trabajar por una gestión eficiente, el vínculo periódico con vecinos e inquilinos, proveedores, encargados y personal de seguridad, entre otros, exige dedicación y muchas veces, una dedicación casi exclusiva que demanda mucho tiempo (y del valioso) al administrador.
En esta nota, te acercamos 7 claves a tener en cuenta para que el ejercicio de administrar propiedades y relaciones en el rubro de Administradores de Propiedad Horizontal juegue a tu favor. Después de todo, y de acuerdo al consultor financiero Enrique Núñez Montenegro, actual fundador de FundaPymes, “los llaneros solitarios no alcanzan el éxito“. En este sentido, un buen administrador:
1) Conoce cuál es su rol
A veces es difícil hacerle entender a los vecinos cuál es el rol del administrador. Algunos imaginan a una especie de súper héroe con capa y espada, y otros a un total desentendido de sus necesidades. Por eso, es clave que el buen administrador conozca bien hasta dónde llega, lo que hace y cuáles son sus limites para evitar solucionar problemas que no debe. Un buen administrador hace muchas cosas, pero sobre todo vigila y hace lo necesario para que las instalaciones a su cargo estén en óptimas condiciones. Es meticuloso con el orden, el aseo, el ornato y la presentación intachable hasta de los rincones que los clientes no miran.
2) Orientado a resultados
Un buen administrador piensa, analiza y busca oportunidades para mejorar el servicio al cliente. Guiar a residentes de edificios y/o urbanizaciones a convivir mejor es una tarea compleja que, bien gestionada, garantiza resultados en costos y en tiempo. Es importante focalizar esfuerzos en medir objetivos y definir un seguimiento de los mismos. El registro de actividades es uno de los mejores aliados para aquel administrador que trabaja y mejora en función de resultados.
3) Capacidad para negociar
Un buen administrador lidera equipos. Aun cuando ellos, “sus equipos”, no lo sepan, los administradores median casi todo el tiempo entre vecinos y proveedores, con el objetivo de acaparar el mayor beneficio para el consorcio. Un buen administrador conoce y motiva a sus clientes a involucrarse en el cuidado de sus viviendas sin menospreciar el seguimiento y notificación necesaria de leyes, reclamos, cláusulas y/o alertas que sean de interés vecinal.
4) Una referencia, mejor que mil avisos
En este rubro, vale más una buena referencia o recomendación cercana que una publicidad paga que promocione lo que decimos ser que somos. La referencia por lo general se basa en la confianza. Un administrador sin confianza no podrá gestionar nada ni a a nadie.
5) Receptivo a nuevas tecnologías
Un buen administrador comprende los avances de la tecnología en la era de las comunicaciones y redes sociales, porque entiende que los vecinos del mañana tienen formas de comunicarse que no son las tradicionales. Una opción es SiDomus, un sistema de gestión digital que centraliza sus tareas, mejora su vínculo con vecinos y proveedores, y lo que es más interesante, ahorra costos y agiliza tiempos.
6) Trabaja en equipo
Un buen administrador gestiona recursos pero, sobre todo, personas. O bien, gestiona los recursos de esas personas a las que llama clientes. Trabajar en equipo es muy importante para dar espacio a residentes y proveedores a participar, construir mejoras en función de ideas compartidas, dar oportunidades para acercar soluciones, analizarlas y tomar decisiones a favor del consorcio que administramos.
7) Promueve el respeto entre las partes
Un buen administrador trabaja con la garantía de un respeto consensuado. Atiende consorcios que depositan en él su confianza o bien, no los atiende. Si bien esta última clave es subjetiva y dependerá de las preferencias del administrador, es vital que exista una relación entre residentes, proveedores y la comisión de respeto entre las partes.
Más que una gestión correcta, se trata de un arte. Más que un administrador, algunos pensarán en un psicólogo, mediador y otras yerbas. Lo importante es definir el rol de la administración en lo metódico y analítico y a partir de allí trabajar un vínculo social basado en el respeto entre las partes. Un camino posible a todo esto, es posible también acá.